알림톡 발송 완벽 가이드 - 학부모에게 효과적으로 알림 전달하기
EduStaff의 알림톡 기능을 활용하면 학부모에게 출결 알림, 공지사항, 수업일지 등 다양한 정보를 카카오톡으로 빠르고 정확하게 전달할 수 있습니다. 이 가이드에서는 알림톡 발송 방법과 발송 이력 관리까지 상세히 안내합니다.
1. 알림톡 개요
알림톡은 카카오톡을 통해 학부모에게 학원 관련 정보를 전달하는 공식 메시지 서비스입니다. EduStaff에서는 출결 알림, 수업일지, 공지사항 등을 알림톡으로 발송할 수 있습니다.
알림톡 사용량 확인
알림 발송 페이지 상단에서 현재 사용량과 포인트 잔액을 확인할 수 있습니다.
이번 달 사용: 이번 달에 발송한 건수와 월간 제한 건수가 표시됩니다. 플랜에 따라 무료 발송 건수가 다르며, 무제한 플랜의 경우 '무제한'으로 표시됩니다.
포인트 잔액: 무료 건수 초과 시 사용되는 포인트 잔액입니다. 알림톡 1건당 11P가 차감됩니다.
2. 공지 알림톡 발송하기
좌측 메뉴에서 알림 발송으로 이동하면 학부모에게 공지 알림톡을 발송할 수 있습니다.
2-1. 알림 유형 선택
발송할 알림의 유형을 선택합니다. 6가지 유형 중 하나를 선택할 수 있습니다.
🏠 휴원 안내: 학원 휴원 일정을 안내합니다.
📢 설명회 안내: 학부모 설명회 일정을 안내합니다.
📚 특강 안내: 특별 강좌 및 특강 일정을 안내합니다.
📅 수업일정 안내: 수업 시간표 변경 등을 안내합니다.
✏️ 시험 안내: 시험 일정 및 관련 정보를 안내합니다.
💬 상담 안내: 상담 일정을 안내합니다.
2-2. 수신자 선택
알림을 받을 학부모를 선택하는 세 가지 방법이 있습니다.
전체 학생
모든 재원 학생의 학부모에게 발송합니다. 학부모 연락처가 등록된 학생만 대상이 됩니다.
반별 선택
특정 반에 소속된 학생들의 학부모에게만 발송합니다. 여러 반을 동시에 선택할 수 있습니다. 각 반의 현재 학생 수가 함께 표시됩니다.
개별 선택
특정 학생의 학부모에게만 발송합니다. 학생 이름으로 검색하여 원하는 학생을 체크박스로 선택합니다. 각 학생 옆에는 학부모 이름이 함께 표시되며, 연락처가 등록되지 않은 학생은 선택할 수 없습니다.
2-3. 내용 입력
알림톡으로 전달할 내용을 입력합니다. 최대 1000자까지 입력할 수 있으며, 입력창 하단에 현재 입력된 글자 수가 표시됩니다.
2-4. 미리보기 확인
화면 오른쪽에 카카오톡 알림톡 미리보기가 표시됩니다. 실제 학부모에게 전달될 메시지의 모양을 미리 확인할 수 있습니다. 알림 유형에 따라 강조 표시 영역과 버튼이 다르게 표시됩니다.
2-5. 발송 정보 확인 및 발송
발송 전 다음 정보를 확인합니다.
수신자 수: 알림을 받을 학부모 수
예상 비용: 무료 건수 이내이면 '무료 (무료 건수 이내)'로 표시되고, 초과 시 필요한 포인트가 표시됩니다.
발송 후 잔액: 발송 후 남은 포인트 잔액
모든 내용을 확인한 후 "{수신자수}명에게 발송하기" 버튼을 클릭하면 알림톡이 발송됩니다.
2-6. 발송 결과 확인
발송이 완료되면 결과 창이 표시됩니다.
총 발송: 전체 발송 시도 건수
성공: 정상적으로 발송된 건수
실패: 발송에 실패한 건수 (실패 건이 있는 경우에만 표시)
사용 포인트: 이번 발송에 사용된 포인트
3. 자동 알림톡 발송
EduStaff에서는 특정 이벤트 발생 시 자동으로 알림톡이 발송됩니다.
출결 알림
학생의 출결 상태가 변경되면 자동으로 학부모에게 알림톡이 발송됩니다.
등원 알림: 학생이 등원 체크인을 하면 학부모에게 등원 시간과 함께 알림이 발송됩니다.
하원 알림: 학생이 하원 체크아웃을 하면 학부모에게 하원 시간과 함께 알림이 발송됩니다.
결석 알림: 학생이 결석 처리되면 학부모에게 결석 안내 알림이 발송됩니다.
출결 알림에는 학생 이름, 등원/하원 시간, 학원명 등의 정보가 자동으로 포함됩니다.
수업일지 알림
강사가 수업일지를 작성하고 알림톡 발송을 선택하면, 해당 수업에 참여한 학생들의 학부모에게 수업 내용이 전달됩니다. 수업일지 알림에는 학생 이름, 선생님 이름, 날짜, 과목, 수업 내용, 과제, 피드백 등의 정보가 포함됩니다.
4. 알림톡 발송 이력 조회
좌측 메뉴에서 알림 이력으로 이동하면 발송된 모든 알림톡의 이력을 확인할 수 있습니다.
필터 옵션
다양한 조건으로 발송 이력을 필터링할 수 있습니다.
학생 필터
특정 학생의 발송 이력만 조회합니다. 학생 이름을 검색하여 선택할 수 있습니다.
알림 유형 필터
특정 유형의 알림만 조회합니다. 선택 가능한 유형은 다음과 같습니다.
전체
등원 알림
하원 알림
결석 알림
수업일지
수납 안내
수납 리마인더
휴원 안내
설명회 안내
특강 안내
수업일정 안내
시험 안내
상담 안내
상태 필터
발송 상태별로 조회합니다.
전체: 모든 상태
발송완료: 알림톡 발송이 완료된 건
전달완료: 수신자에게 전달이 확인된 건
실패: 발송에 실패한 건
대기중: 발송 대기 중인 건
기간 필터
시작 날짜와 종료 날짜를 지정하여 특정 기간의 이력만 조회합니다.
발송 이력 테이블
조회 결과는 테이블 형식으로 표시됩니다. 각 발송 건에 대해 다음 정보를 확인할 수 있습니다.
발송일시: 알림톡이 발송된 날짜와 시간
수신자: 수신자 이름과 전화번호
유형: 알림톡 유형 (뱃지 형식)
내용: 발송된 메시지 내용 (길 경우 말줄임 표시)
상태: 발송 상태 (성공: 초록색, 실패: 빨간색, 대기: 노란색)
비용: 해당 건에 사용된 포인트
5. 알림톡 템플릿 이해하기
알림톡은 사전에 승인된 템플릿을 기반으로 발송됩니다. EduStaff에서는 다양한 상황에 맞는 템플릿이 준비되어 있습니다.
템플릿 종류
출결 관련 템플릿
등원 알림: 학생 등원 시 자동 발송
하원 알림: 학생 하원 시 자동 발송
결석 알림: 결석 처리 시 자동 발송
수업 관련 템플릿
수업일지: 수업 완료 후 수업 내용 전달
수납 관련 템플릿
수납 안내: 수업료 납부 안내
수납 독촉: 연체 시 납부 독촉
공지 관련 템플릿
휴원 안내
설명회 안내
특강 안내
수업일정 안내
시험 안내
상담 안내
템플릿 변수
각 템플릿에는 상황에 맞는 변수가 자동으로 삽입됩니다. 예를 들어 출결 알림에는 학생 이름, 등원/하원 시간, 학원명 등이 자동으로 포함됩니다.
6. 알림톡 발송 시 주의사항
수신자 연락처 확인
알림톡은 학생의 학부모 연락처로 발송됩니다. 학생 등록 시 학부모 연락처(필수)가 정확히 입력되어 있어야 알림톡이 정상적으로 발송됩니다. 연락처가 없는 학생은 수신자 선택 시 비활성화되어 표시됩니다.
포인트 관리
월간 무료 건수를 초과하면 포인트가 차감됩니다. 포인트가 부족한 경우 발송 버튼이 비활성화되며, 포인트를 충전해야 발송할 수 있습니다.
발송 실패 대응
발송 실패의 주요 원인은 다음과 같습니다.
잘못된 전화번호 형식
카카오톡 미가입 번호
수신 거부 설정
발송 이력에서 실패 건을 확인하고, 필요시 학부모 연락처를 수정한 후 재발송할 수 있습니다.
마무리
EduStaff의 알림톡 기능을 활용하면 학부모와의 소통을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 자동 출결 알림으로 학부모에게 안심을 제공하고, 공지 알림으로 중요한 정보를 빠르게 전달하세요. 발송 이력을 통해 알림 현황을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
다음 글에서는 수업 관리와 출결 기능에 대해 안내해 드리겠습니다.