학원 출결 관리 완벽 가이드 — 키오스크 셀프 등하원과 자동 알림톡
출결 관리는 학원에서 매일 가장 많이 반복되는 업무입니다. 학생이 30명만 되어도 하루 등·하원 체크가 수십 건이고, 학부모에게 일일이 알리는 것도 큰 일입니다. EduStaff(에듀스탭)는 출결을 두 가지 방식 — 입구 태블릿 키오스크로 학생이 직접 등하원하거나 관리자·강사가 화면에서 처리 — 으로 기록하고, 등하원 소식을 카카오 알림톡으로 학부모에게 전달합니다. 이 글에서 출결 기능을 처음부터 끝까지 안내합니다.
출결을 기록하는 두 가지 방법
EduStaff 출결은 ① 키오스크 셀프 등하원, ② 관리자·강사 수동 처리 두 가지로 이뤄집니다. 학원 상황에 맞게 하나만 쓰거나 두 가지를 병행할 수 있습니다.
1. 키오스크 모드 — 입구 태블릿으로 셀프 등하원
키오스크는 학원 입구에 태블릿을 거치해 학생이 스스로 등원·하원을 체크하는 방식입니다. 별도의 앱이나 카드 없이, 번호 입력만으로 동작합니다.
키오스크 시작하기
태블릿(또는 PC)에서 관리자 계정으로 로그인합니다.
설정 페이지 상단의 「키오스크 시작」 버튼을 누릅니다.
화면이 전체화면 키오스크로 전환됩니다. 입구에 거치하면 준비 완료입니다.
키오스크 화면은 자동 꺼짐 방지가 적용되고, 일정 시간 사용이 없으면 첫 화면으로 돌아갑니다. 네트워크가 끊기면 안내가 표시됩니다.
학생이 등하원하는 흐름
① 번호 입력: 학생이 번호패드에 학부모 전화번호 뒷 4자리를 입력합니다. 4자리를 누르면 자동으로 조회됩니다.
② 본인 선택: 같은 뒷 4자리에 학생이 여러 명이면 본인을 선택합니다.
③ 수업 선택: 오늘 수업이 있는 반이 카드로 표시됩니다. 각 카드에는 현재 상태에 따라 「등원」 또는 「하원」 배지가 자동으로 표시되고, 보강 수업은 「보강」 배지가 붙습니다.
④ 확인: 버튼을 누르면 등원/하원이 기록되고 「완료」 화면이 잠시 표시된 뒤 첫 화면으로 돌아갑니다.
키오스크는 알림톡이 자동 발송됩니다
키오스크로 등원·하원하면 (알림 설정이 켜져 있는 경우) 학부모에게 등하원 알림톡이 자동으로 발송됩니다. 관리자가 따로 발송 버튼을 누를 필요가 없습니다.
2. 수동 출결 처리 — 관리자·강사 화면에서
키오스크 없이, 또는 키오스크와 병행해서, 관리자나 강사가 출결 페이지에서 직접 처리할 수 있습니다.
기본 사용법
출결 메뉴에서 반과 날짜를 선택합니다.
학생 목록에서 처리합니다 — 학생별 「입실/등원」 「퇴실/하원」 「귀가」 「결석」 버튼.
반 전체를 한 번에 처리하려면 「일괄 등원」 「일괄 하원」 버튼을 사용합니다.
「귀가」는 그 학생이 오늘 입실한 모든 수업을 한 번에 하원 처리합니다. (개별맞춤반은 「등원/하원」, 일반반은 「입실/퇴실」로 표기됩니다.)
출결 상태와 자동 판정
출결 상태는 출석 · 결석 · 지각 · 조퇴로 관리되며, 시간 기준으로 자동 판정됩니다.
지각: 수업 시작 10분이 지난 뒤 등원하면 자동으로 '지각' 처리됩니다.
조퇴: 수업 종료 15분 전보다 일찍 하원하면 자동으로 '조퇴' 처리됩니다.
필요하면 상태를 직접 변경할 수도 있습니다.
수동 처리는 「알림 발송」 버튼으로
키오스크와 달리, 수동 출결 페이지에서는 등하원을 체크해도 알림톡이 자동 발송되지 않습니다. 내용을 확인한 뒤 「알림 발송」(또는 일괄 발송) 버튼을 눌러야 학부모에게 전달됩니다. 발송 전에 한 번 더 확인할 수 있어, 실수 발송을 줄일 수 있습니다.
그 외 편의 기능
등원시간 일괄 수정: 여러 학생의 등원 시간을 한 번에 조정합니다.
출석부 인쇄: 출결 현황을 PDF로 출력합니다.
보강·클리닉(보충) 출결도 함께 처리됩니다.
3. 출결 알림톡 켜기
출결 알림톡을 사용하려면 설정 > 알림 탭에서 두 가지를 켜야 합니다.
알림톡 사용: 알림톡 발송 기능 자체를 켭니다. (기본은 꺼져 있으므로, 처음 사용 시 반드시 켜야 합니다.)
출결 알림: 등하원·결석 알림을 켭니다. (기본은 켜져 있습니다.)
두 가지가 모두 켜져 있어야 출결 알림톡이 발송됩니다.
4. 알림 발송 규칙 (학부모가 과하게 받지 않도록)
등원 알림은 하루 1회: 한 학생이 하루에 여러 수업을 등원해도 등원 알림은 하루 한 번만 발송됩니다.
하원 알림은 마지막 수업에: 오늘 남은 예정 수업이 있으면 하원 알림이 발송되지 않고, 마지막 수업을 하원할 때 발송됩니다.
발송 후 정정 제한: 알림을 발송한 뒤에는 해당 등하원·결석 기록의 취소가 제한됩니다. 정정이 필요하면 출결 정정 메뉴를 이용하세요.
5. 시작 전 체크리스트
학부모 연락처 등록: 알림톡은 학부모 연락처로 발송되고, 키오스크도 학부모 전화번호 뒷 4자리로 학생을 찾습니다. 학생 등록 시 학부모 연락처가 정확히 입력돼 있어야 합니다. (연락처가 없는 학생은 조회·알림 대상에서 제외됩니다.)
「알림톡 사용」 켜기 (위 3번)
키오스크를 쓸 거라면 입구 태블릿 준비
마무리
출결은 학원에서 가장 자주 반복되는 일이지만, 키오스크 셀프 등하원과 자동 알림톡을 활용하면 체크와 학부모 알림을 한 번에 끝낼 수 있습니다. 수동 처리도 일괄 버튼과 '발송 전 확인'으로 빠르고 안전하게 운영할 수 있습니다.
출결 알림을 더 잘 쓰고 싶다면 알림톡 발송 완벽 가이드도 함께 확인해보세요.