학원 수강료 수납 완벽 가이드 — 청구서 발송부터 카드결제·현금영수증까지
수강료 청구와 수납은 학원에서 매달 반복되는 일이지만, 누가 냈는지·안 냈는지 챙기는 게 가장 번거로운 업무 중 하나입니다. 에듀스탭(EduStaff)은 청구서 생성부터 학부모 카드결제, 계좌이체·현금 수납 확인, 현금영수증, 미수금 관리까지 한 곳에서 처리합니다. 이 글에서 수납 기능을 처음부터 끝까지 안내합니다.
결제 수단 4가지
에듀스탭은 네 가지 결제 수단을 지원합니다.
- 비대면 카드결제: 결제선생(Payssam)을 통해 학부모에게 결제 링크를 보내면 학부모가 카드로 결제합니다. 유일하게 수납이 자동으로 확인됩니다.
- 방문 카드결제: 학원 단말기로 직접 결제 (수납은 수동 확인).
- 계좌이체: 학원 계좌로 입금 (수납은 수동 확인).
- 현금: 현금 납부 (수납은 수동 확인).
비대면 카드결제만 결제선생을 거치고, 나머지는 학원이 입금·결제를 확인한 뒤 직접 「결제완료」로 처리합니다.
1. 결제선생 연동 (비대면 카드결제를 받으려면)
학부모에게 카드결제 링크를 보내려면 먼저 결제선생을 연동해야 합니다. 설정 > 결제선생 설정에서:
- 결제선생이 처음이면 「신규 가입 신청」 탭에서 신청합니다. 안내된 가입 페이지로 가입하면 심사(평일 3~4일) 후 자동으로 연동됩니다.
- 이미 결제선생 계정이 있으면 「기존 계정 연동」 탭에서 연동을 신청합니다. 에듀스탭에서 확인 후 연동해 드립니다. (고객센터 전화 불필요)
- 여러 사업장을 운영하면 사업장 추가로 관리할 수 있습니다.
[📷 스크린샷: 설정 > 결제선생 설정 — 연동 상태/가입 신청]
계좌이체·현금만 사용할 거라면 결제선생 연동 없이도 청구서 발송과 수납 확인이 가능합니다.
2. 청구서 만들기
학생별 청구서
수납 관리 탭에서 「+ 청구서 생성」을 누르고 입력합니다.
- 대상 학생, 제목, 청구 항목(항목명·단가·수량) — 「요금 항목 불러오기」로 미리 등록한 항목을 불러올 수도 있습니다.
- 할인, 청구월, 납부기한(선택 — 미설정 시 발송일 + 30일로 자동 설정), 결제 수단, 알림톡 메시지
매달 같은 수강료라면 「저번달 복사」가 가장 편합니다. 학생을 선택한 뒤 이 버튼을 누르면 지난달 청구서의 청구 항목·할인·제목을 그대로 불러옵니다. 바뀐 부분만 수정해 발송하면 되므로, 정기결제 없이도 매달 반복 청구를 빠르게 처리할 수 있습니다.
[📷 스크린샷: 청구서 생성 모달 — 「저번달 복사」 버튼]
엑셀로 여러 학생 한 번에
학생이 많으면 「📂 엑셀 일괄 등록」으로 한 번에 만들 수 있습니다. 학원별 양식을 내려받아 채운 뒤 업로드하면, 미리보기에서 동명이인·중복을 확인하고 일괄 생성합니다.
[📷 스크린샷: 엑셀 일괄 등록 미리보기]
3. 청구서 발송
목록에서 행의 「발송」(또는 여러 건 선택 후 「선택 발송」) 버튼으로 학부모에게 보냅니다.
- 비대면 카드: 결제선생 청구서가 만들어지고, 학부모에게 결제 링크가 포함된 알림톡이 발송됩니다.
- 방문카드·이체·현금: 결제 안내 알림톡이 발송됩니다.
[📷 스크린샷: 수납 관리 — 청구서 목록 + 「발송」 버튼]
4. 수납 확인
비대면 카드 — 자동 확인
학부모가 링크에서 카드결제를 완료하면 자동으로 「결제완료」로 바뀌고 카드사·승인번호 등이 함께 기록됩니다. 바로 반영되지 않으면 행의 「동기화」 버튼으로 결제선생 상태를 다시 불러올 수 있습니다.
계좌이체·현금·방문카드 — 수동 확인
입금·결제를 확인한 뒤 행의 「결제완료」 버튼을 누릅니다. 방문 카드결제는 카드사·승인번호·뒷자리·할부 정보를 입력할 수 있고, 학부모에게 결제완료 알림톡을 함께 보낼 수도 있습니다.
[📷 스크린샷: 결제완료(수동) 처리]
5. 현금영수증 발급
계좌이체·현금으로 결제완료된 청구서는 행의 「현금영수증」 버튼으로 발급할 수 있습니다. 소득공제용(개인) 또는 지출증빙용(사업자)을 선택해 발급하고, 필요하면 취소도 가능합니다. (방문 카드결제는 단말기에서 발급됩니다.)
6. 미수금·매출 한눈에
- 미수금: 납부기한이 지난 미결제 청구서는 자동으로 '연체'로 표시됩니다.
- 매출 현황 탭: 기간별 매출, 결제수단별·반별 매출과 수납률을 확인할 수 있습니다.
[📷 스크린샷: 매출 현황 탭]
7. 수납 설정
설정 > 수납 설정에서 기본 정책을 정합니다.
- 납부기한 정책: 전체 동일(매월 N일) 또는 등록일 기준(학생별 개별 납부일)
- 기본 납부일: 매월 며칠 (엑셀 일괄 등록 시 비워두면 이 값 적용, 월말은 자동 조정)
- 청구서 번호 접두사: 기본 INV
- 납부 완료 알림: 학생 결제 완료 시 관리자에게 알림 발송
마무리
청구서 생성부터 카드결제·수납 확인·현금영수증까지 한 흐름으로 처리하면, 매달 "누가 냈더라" 챙기는 수고를 크게 줄일 수 있습니다. 특히 비대면 카드결제는 학부모가 링크 한 번으로 결제하고 수납이 자동 확인돼 편리합니다.
청구 알림톡을 더 잘 쓰고 싶다면 알림톡 발송 완벽 가이드도 함께 확인해보세요.